POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN – AIRAMA DIGITAL SAS

Airama Digital SAS, en cumplimiento de su objeto social y de las normas que regulan la protección de datos personales en Colombia, realiza el tratamiento de la información personal bajo criterios de necesidad, proporcionalidad y legitimidad. Los datos recolectados son utilizados exclusivamente para los fines autorizados por sus titulares y dentro del marco legal aplicable.

El tratamiento de los datos personales tiene las siguientes finalidades específicas:

• Verificación y autenticación de identidad: Confirmar la existencia, legitimidad y antecedentes de clientes, proveedores, aliados, influenciadores o cualquier tercero que mantenga relación con la compañía.
• Gestión comercial y contractual: Administrar las relaciones derivadas de contratos, acuerdos comerciales, alianzas estratégicas y proyectos publicitarios; así como ejecutar actividades de facturación, cobro, pagos y conciliaciones contables.
• Gestión administrativa y de talento humano: Vincular, registrar, capacitar y hacer seguimiento al personal interno, contratistas, influenciadores o colaboradores, garantizando el cumplimiento de las obligaciones laborales y tributarias.
• Desarrollo de campañas y servicios: Planificar, coordinar y ejecutar campañas de marketing de influencia, gestión de contenidos digitales, actividades BTL y proyectos de comunicación entre marcas e influenciadores.
• Gestión de relaciones con aliados estratégicos: Compartir información necesaria con agencias, representantes o socios comerciales que participen en proyectos conjuntos, bajo cláusulas de confidencialidad y estándares equivalentes de protección de datos.
• Cumplimiento normativo y legal: Atender requerimientos de autoridades competentes, reportes contables, obligaciones fiscales o regulatorias, y auditorías internas o externas.
• Seguridad y prevención de fraude: Implementar controles de verificación, evaluación de riesgo, autenticación documental y monitoreo de operaciones sospechosas para prevenir suplantación o extorsión.
• Comunicación e información corporativa: Enviar comunicaciones relevantes sobre actividades, eventos, alianzas, oportunidades comerciales, o actualizaciones institucionales, siempre con posibilidad de exclusión por parte del titular.
• Atención al cliente y gestión de PQRS: Tramitar peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o solicitudes de actualización de información.
• Transferencia o transmisión internacional de datos: En los casos en que Airama Digital SAS requiera compartir información con aliados o plataformas ubicadas fuera del país, se garantizará que el tratamiento cumpla con los estándares de protección equivalentes establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

En todos los casos, Airama Digital SAS tratará los datos personales con finalidades legítimas, claras y previamente informadas, evitando cualquier uso no autorizado o ajeno al propósito original para el cual fueron recolectados.

El tratamiento de los datos personales por parte de Airama Digital SAS se rige por los principios consagrados en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio, los cuales orientan todas las actividades de recolección, uso, almacenamiento, circulación, transmisión y supresión de información personal.

Estos principios constituyen el marco ético y jurídico bajo el cual la compañía garantiza el respeto a la privacidad y la protección efectiva de los derechos de los titulares.

• Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales es una actividad regulada por la ley. Airama Digital SAS solo realizará operaciones sobre información personal en estricto cumplimiento de las disposiciones legales vigentes y dentro de los límites permitidos por el ordenamiento jurídico colombiano.
• Principio de finalidad: Toda actividad de tratamiento tendrá una finalidad legítima, clara y previamente informada al titular. En ningún caso los datos serán recolectados o utilizados con propósitos diferentes a los expresamente autorizados o incompatibles con los objetivos comunicados al momento de la recolección.
• Principio de libertad: El tratamiento solo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo en los casos excepcionales previstos por la ley. En ningún escenario se obtendrán o tratarán datos personales mediante engaño, coacción o sin la debida autorización.
• Principio de veracidad o calidad: La información objeto de tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Airama Digital SAS adoptará mecanismos que permitan mantener los datos al día y corregir oportunamente cualquier inexactitud detectada.
• Principio de transparencia: Airama Digital SAS garantizará en todo momento al titular el derecho a obtener información sobre la existencia, uso y tratamiento de sus datos personales. Los canales de comunicación estarán disponibles para consultas, reclamos o solicitudes de acceso.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales se efectuará únicamente por personal autorizado, y su acceso estará limitado a las finalidades previamente informadas. No se divulgarán ni circularán datos personales en medios públicos o masivos sin el consentimiento del titular o sin fundamento legal que lo habilite.
• Principio de seguridad: Airama Digital SAS implementará medidas técnicas, administrativas y jurídicas proporcionales al tipo de información tratada, con el fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. La compañía revisará periódicamente sus protocolos para asegurar la eficacia de dichas medidas.
• Principio de confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos personales, ya sea como colaborador, contratista o aliado, está obligada a garantizar la reserva de la información, incluso después de terminada su relación con Airama Digital SAS o con el titular de los datos.
• Principio de responsabilidad demostrada (accountability): Airama Digital SAS asume la responsabilidad activa de implementar mecanismos de autorregulación, control y mejora continua que permitan evidenciar el cumplimiento efectivo de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y las directrices emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), los titulares de los datos personales tienen derecho a ejercer de manera libre, informada y gratuita las siguientes prerrogativas frente a Airama Digital SAS, en su calidad de responsable del tratamiento:

• Derecho de acceso: El titular podrá conocer, en cualquier momento, la información personal que repose en las bases de datos de Airama Digital SAS, así como las condiciones específicas bajo las cuales se está realizando su tratamiento.
• Derecho de actualización y rectificación: El titular tiene derecho a solicitar la actualización, corrección o modificación de sus datos personales cuando estos resulten ser parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o inducen a error.
• Derecho de cancelación o supresión: El titular podrá solicitar en cualquier momento la eliminación total o parcial de sus datos personales cuando:
  • Considere que no están siendo tratados conforme a los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  • Se haya vencido el periodo necesario para el cumplimiento de los fines del tratamiento.
  La solicitud de supresión no procederá cuando exista una obligación legal o contractual que requiera la conservación de los datos.
• Derecho de oposición: El titular tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando considere que, por razones legítimas, su tratamiento vulnera sus derechos fundamentales, salvo cuando dicho tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
• Derecho a revocar la autorización: En cualquier momento, el titular podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que imponga su mantenimiento.
• Derecho a presentar reclamos y consultas: El titular podrá presentar ante Airama Digital SAS consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales. Si considera que la empresa ha incumplido las disposiciones legales en la materia, podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para presentar una queja formal, una vez haya agotado el trámite ante la compañía.
• Derecho a la prueba de la autorización: El titular podrá solicitar a Airama Digital SAS prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando expresamente no sea requerida por la ley.

Canales de atención

Airama Digital SAS ha dispuesto canales formales, procedimientos internos y tiempos de respuesta acordes con la normativa vigente, con el fin de garantizar el ejercicio efectivo de los derechos de los titulares de la información personal.

Las solicitudes, consultas o reclamos podrán ser presentados por el titular, su representante o apoderado debidamente acreditado, o por sus causahabientes, conforme a los lineamientos establecidos en esta sección.

Canales de atención

Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: contacto@airamadigital.com
• Dirección física: Carrera 50 # 103B – 48 Piso 1, Bogotá, Colombia
• Teléfono de contacto: +573002183453

Todos los canales serán gestionados por el Área de Cumplimiento y Protección de Datos Personales, encargada de la atención, análisis y respuesta a las solicitudes dentro de los plazos establecidos por la ley.

Consultas

Los titulares podrán elevar consultas para conocer la información personal que sobre ellos repose en las bases de datos de Airama Digital SAS.

Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.

En caso de no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos del retraso y la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos

Cuando el titular considere que su información debe ser corregida, actualizada, suprimida, o que el tratamiento vulnera los principios, derechos o normas legales, podrá presentar un reclamo que deberá contener como mínimo:

• Identificación del titular.
• Descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección o medio de contacto para recibir respuesta.
• Documentos que soporten la solicitud.

Si el reclamo resulta incompleto, Airama Digital SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas.

Si transcurren dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que desistió del reclamo.

El reclamo completo será atendido en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción.

Si no es posible responder dentro de dicho término, se informará al titular las razones y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales.

Revocatoria de la autorización y/o supresión de datos

Los titulares podrán solicitar la revocatoria total o parcial de la autorización otorgada o la supresión de sus datos personales cuando:

• No exista deber legal o contractual que impida su eliminación.
• Se demuestre un uso contrario a la ley o a los principios constitucionales.

Airama Digital SAS evaluará la procedencia de la solicitud y, si resulta viable, procederá a eliminar o bloquear la información conforme a los lineamientos de la SIC.

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Una vez agotado el procedimiento interno ante Airama Digital SAS, el titular podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), entidad encargada de velar por la protección de los datos personales en Colombia.

Medidas administrativas

Airama Digital SAS implementa políticas, procedimientos y controles orientados a garantizar la seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información personal bajo su custodia, en cumplimiento de los principios de protección establecidos por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y las directrices emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Las medidas adoptadas por la compañía se diseñan conforme a criterios de proporcionalidad y razonabilidad, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos tratados, los riesgos asociados y las capacidades tecnológicas disponibles.

Medidas administrativas

Airama Digital SAS ha establecido lineamientos internos que regulan la gestión y tratamiento de datos personales, entre ellos:

• Designación de un responsable Interno de Cumplimiento y Protección de Datos Personales, encargado de supervisar la aplicación de esta política.
• Capacitación continua a los colaboradores, contratistas y aliados sobre el manejo adecuado de la información y las implicaciones legales del tratamiento indebido.
• Inclusión de cláusulas de confidencialidad y protección de datos en los contratos laborales, comerciales y de prestación de servicios.
• Evaluación periódica de los procesos internos para verificar el cumplimiento normativo y la eficacia de los controles implementados.

Medidas técnicas

Airama Digital SAS emplea herramientas tecnológicas y mecanismos de seguridad informática que mitigan riesgos de pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación indebida de la información, entre ellas:

• Restricción de accesos mediante credenciales personalizadas y autenticación segura.
• Implementación de copias de respaldo y planes de recuperación ante desastres.
• Uso de sistemas de encriptación y protocolos de seguridad (SSL/TLS) en la transmisión de datos.
• Monitoreo permanente de los sistemas para detectar y responder a incidentes de seguridad.
• Actualización constante de software y plataformas que soportan la operación digital y administrativa de la compañía.

Medidas físicas

Para la protección de archivos y documentos físicos que contengan información personal, Airama Digital SAS cuenta con:

• Áreas de archivo restringidas y controladas mediante acceso limitado al personal autorizado.
• Sistemas de almacenamiento bajo llave o en mobiliario de seguridad.
• Procedimientos de custodia, traslado y destrucción segura de documentos que contengan datos personales, una vez cumplida su finalidad o vencido el término legal de conservación.

Confidencialidad y deber de reserva

Todo el personal que tenga acceso a información personal está sujeto a un deber legal y contractual de confidencialidad, que subsiste incluso después de finalizada su relación laboral o contractual con Airama Digital SAS.

La compañía prohíbe expresamente la divulgación, cesión o uso de los datos personales para fines distintos a los autorizados, así como su acceso por parte de terceros no vinculados o no autorizados.

Revisión y mejora continua

Airama Digital SAS mantiene un proceso de evaluación y actualización periódica de sus políticas y medidas de seguridad, en concordancia con las nuevas exigencias regulatorias, los avances tecnológicos y los riesgos emergentes.

Cualquier modificación sustancial en la política o en los procedimientos asociados será informada a los titulares de los datos, garantizando la transparencia y la trazabilidad de los cambios implementados.

En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1266 de 2008, el Decreto 2952 de 2010, y las demás normas concordantes sobre el manejo de la información financiera, crediticia, comercial y de servicios, Airama Digital SAS, en su calidad de responsable del tratamiento, garantiza a los titulares de los datos personales los derechos, principios y procedimientos aplicables al denominado Habeas Data Financiero.

Esta disposición aplica exclusivamente respecto de la información relacionada con el comportamiento financiero, comercial o crediticio de clientes, proveedores, aliados y demás contrapartes con las cuales la compañía mantenga o haya mantenido relaciones contractuales, económicas o de prestación de servicios.

Finalidades del tratamiento

La información crediticia, financiera o comercial será tratada únicamente para las siguientes finalidades:

• Evaluar la idoneidad financiera y capacidad de pago de clientes, proveedores o aliados estratégicos.
• Efectuar consultas, verificaciones y reportes ante centrales de riesgo legalmente constituidas, conforme a la autorización del titular.
• Gestionar procesos de cobranza, facturación, recaudo o recuperación de cartera.
• Establecer y mantener relaciones comerciales y contractuales bajo criterios de riesgo financiero controlado.
• Cumplir obligaciones derivadas de auditorías, revisiones fiscales o requerimientos de autoridades competentes.

Principios aplicables

Airama Digital SAS realizará el tratamiento de la información financiera y crediticia con observancia estricta de los siguientes principios:

• Veracidad y exactitud: Los datos reportados o consultados deberán ser veraces, completos, actualizados y comprobables.
• Finalidad legítima: El tratamiento se realizará exclusivamente para fines financieros, comerciales o de evaluación de riesgo debidamente informados.
• Circulación restringida: La información solo será comunicada a terceros autorizados o a entidades que operen legalmente como centrales de información.
• Temporalidad: La información negativa o relacionada con incumplimientos se conservará únicamente durante los plazos permitidos por la ley, respetando el principio de caducidad y la actualización o rectificación a solicitud del titular.

Derechos del titular en materia de Habeas Data Financiero

Además de los derechos contemplados en la Ley 1581 de 2012, los titulares de la información crediticia o comercial tienen derecho a:

• Conocer el contenido de la información registrada sobre su comportamiento financiero o comercial.
• Solicitar la actualización, rectificación o eliminación de datos incorrectos, parciales o inexactos.
• Ser informado de cualquier reporte negativo previo a su comunicación a una central de riesgo.
• Obtener respuesta a sus consultas o reclamos en los términos y plazos establecidos por la Ley 1266 de 2008.
• Ejercer ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) el derecho a la protección de sus datos financieros cuando considere que se ha vulnerado el debido tratamiento de la información.

Responsabilidad de Airama Digital SAS

Airama Digital SAS, como responsable del tratamiento de información financiera y comercial, se compromete a:

• Garantizar la trazabilidad y respaldo documental de toda operación de registro, actualización o supresión de información crediticia.
• Abstenerse de divulgar o compartir información financiera sin el consentimiento expreso del titular o sin fundamento legal que lo habilite.
• Adoptar controles administrativos y tecnológicos para proteger los datos frente a accesos no autorizados, alteraciones o usos indebidos.
• Implementar mecanismos de revisión y auditoría periódica sobre la integridad y legalidad del tratamiento de información crediticia.

Airama Digital SAS obtiene la autorización previa, expresa e informada de los titulares antes de recolectar, almacenar o tratar sus datos personales, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.

La autorización podrá otorgarse mediante medios físicos, electrónicos o digitales, incluyendo —pero sin limitarse a— formularios de registro, contratos, correos electrónicos, grabaciones de voz o cualquier otro medio que permita verificar la manifestación inequívoca de la voluntad del titular.

La compañía también reconoce la validez jurídica de las autorizaciones otorgadas mediante firma electrónica o aceptación digital, en los términos de la Ley 527 de 1999 y la Ley 1581 de 2012, siempre que se garantice la trazabilidad y autenticidad de la transacción.

No se requerirá autorización previa cuando:

• La información sea de naturaleza pública.
• Se trate de datos necesarios para la ejecución de una obligación legal o judicial.
• Los datos se encuentren en registros públicos o en fuentes de acceso general.
• Exista una relación contractual o comercial que requiera el tratamiento para su cumplimiento.

Airama Digital SAS conservará prueba de las autorizaciones otorgadas, la cual podrá ser consultada por el titular en cualquier momento.

En el marco de su operación y alianzas comerciales, Airama Digital SAS podrá realizar transmisiones o transferencias nacionales e internacionales de datos personales, siempre garantizando los estándares de seguridad y confidencialidad previstos en la normativa vigente.

En los casos de transmisión, cuando un tercero actúe como encargado del tratamiento por cuenta de Airama, se suscribirán los correspondientes acuerdos de transmisión de datos, en los que se definan las obligaciones de custodia, confidencialidad y uso lícito de la información.

En los casos de transferencia internacional, Airama Digital SAS verificará que el país receptor garantice niveles adecuados de protección conforme a los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio, o que exista una autorización contractual expresa del titular.

La compañía declara que todos sus proveedores tecnológicos, plataformas de CRM, almacenamiento en la nube y herramientas de marketing digital operan bajo estándares internacionales de protección de datos (por ejemplo, GDPR, ISO/IEC 27001, o equivalentes).

Ningún tercero podrá utilizar la información personal recibida de Airama Digital SAS para fines distintos a los previstos en la relación contractual.

Airama Digital SAS únicamente tratará datos personales de menores de edad cuando:

• Cuente con la autorización previa, expresa e informada de sus padres, tutores o representantes legales.
• El tratamiento obedezca a un interés superior del menor y respete sus derechos fundamentales, de conformidad con la Ley 1098 de 2006 – Código de la Infancia y la Adolescencia.
• El tratamiento se limitará a la información estrictamente necesaria para el desarrollo de actividades artísticas, publicitarias o contractuales en las que el menor participe, asegurando en todo momento la confidencialidad y protección de su identidad.

Airama Digital SAS prohíbe expresamente el uso de datos de menores con fines de perfilamiento, segmentación comercial o cualquier otro que pueda afectar su dignidad, intimidad o integridad.

Airama Digital SAS conserva los datos personales únicamente durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección o mientras exista una relación contractual, legal o comercial que lo justifique.

Transcurrido dicho periodo:

• Los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados según corresponda.
• La eliminación se efectuará mediante procesos seguros de borrado digital o destrucción física certificada.
• Se conservarán únicamente aquellos datos requeridos para cumplir obligaciones legales, fiscales o contractuales, conforme a los plazos previstos en el Código de Comercio, el Estatuto Tributario y la Ley 594 de 2000 (Archivo General de la Nación).
• El área responsable mantendrá un registro documental de las eliminaciones efectuadas, garantizando trazabilidad y cumplimiento regulatorio.

Ante la ocurrencia de cualquier incidente de seguridad que afecte la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales, Airama Digital SAS aplicará el siguiente protocolo interno:

• Detección y reporte inmediato del incidente al responsable de Cumplimiento y Protección de Datos.
• Evaluación del impacto y riesgo potencial, identificando el tipo de datos comprometidos y la magnitud del evento.
• Implementación inmediata de medidas de contención y mitigación para prevenir mayores afectaciones.
• Notificación al titular afectado y, de ser necesario, a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) dentro de los plazos legales establecidos.
• Documentación completa del incidente, incluyendo causas, acciones correctivas y medidas preventivas adoptadas.

Airama Digital SAS mantiene planes de contingencia, respaldo y continuidad operativa diseñados para minimizar los efectos de cualquier vulneración o acceso no autorizado.

Airama Digital SAS cumple rigurosamente con las disposiciones legales en materia de protección de datos personales y aplica las mejores prácticas de gestión de la información. No obstante, declara que:

• No será responsable por el uso indebido, pérdida o alteración de datos personales cuando se deriven de fuerza mayor, caso fortuito, fallas técnicas fuera de su control o actos de terceros no autorizados.
• Tampoco responderá por inexactitudes, errores u omisiones en la información suministrada directamente por los titulares o por terceros relacionados con estos.
• Los titulares reconocen que la transmisión de información a través de medios electrónicos o digitales conlleva riesgos inherentes que, aunque mitigados, no pueden eliminarse completamente.

Airama Digital SAS actúa bajo el principio de responsabilidad demostrada (accountability), adoptando controles preventivos, contractuales y tecnológicos que evidencian su diligencia en la protección de la información personal.

Vigencia de la política

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de Airama Digital SAS entra en vigor a partir de su fecha de publicación y permanecerá vigente indefinidamente, mientras la compañía continúe desarrollando actividades que involucren el tratamiento de datos personales.

Cualquier modificación sustancial a esta política será informada oportunamente a los titulares de los datos a través de los canales oficiales de comunicación de la compañía, tales como su página web, correo electrónico corporativo o comunicados institucionales.

Airama Digital SAS se reserva el derecho de actualizar, modificar o complementar esta política en cualquier momento, atendiendo cambios normativos, regulatorios o internos que afecten la gestión de la información personal.

Período de conservación de la información

Los datos personales recolectados serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades para las cuales fueron recabados o mientras exista una relación contractual, comercial o legal que lo justifique.

No obstante, la compañía podrá mantener la información en sus bases de datos cuando:

• Exista una obligación legal o contractual de conservación.
• Sea requerida para fines de auditoría, control interno o cumplimiento normativo.
• Sea necesaria para el ejercicio o defensa de reclamaciones judiciales o administrativas.

Transcurrido dicho periodo y una vez cumplida la finalidad que motivó el tratamiento, los datos personales serán eliminados o anonimizados de forma segura, de acuerdo con los procedimientos internos establecidos por Airama Digital SAS y las recomendaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Aceptación y conocimiento

El titular de la información declara haber sido informado sobre los términos de esta política, sus derechos como titular y los mecanismos dispuestos por Airama Digital SAS para ejercerlos. La autorización otorgada faculta a la compañía para realizar el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades y condiciones aquí descritas.